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社長ブログ

新入社員をファイル難民にしない!共有フォルダ改善ポイント3つ

「あの資料は、どのフォルダに格納されているだろう…」
「目的のファイルに行きつくのに、気がつくとフォルダ階層20以上掘り進めてた」
「目的のファイルはこの5つのファイルのうちどれだろう」

DropBox、Googleドライブなどの共有フォルダを導入されている現場からこのような悩みをよく耳にします。すでに働いている社員ですら、目的のファイルを判別するのに手間をかけているのに、ただでさえ覚えることが多い新入社員はもっと手間がかかってしまいます。早期戦力化してほしい新入社員に、価値のないファイルを探す業務に手間をかけて欲しくないですし、教育係を任された社員からすると、ファイルの場所がどこにあるのか覚えてもらうよりも、生産性の高い業務を覚えて欲しいですよね。

個人の情報抱え込み回避や最新情報を円滑に社員間に共有するために共有フォルダを導入したはずなのに、いつの間にか無秩序なフォルダやファイル構造になってしまっている。使用や運用方法が誤っているために、業務効率化のためのツールが却って業務を改悪してしまっているのは勿体ないことです。

フォルダの迷宮に入り込みファイル難民を生み出さない、使用者にとって分かりやすい共有フォルダを作るためには3つのポイントを考慮する必要があります。

ポイント1
業務の流れや特性を意識し、各フォルダ階層の切り口と粒度を統一する

共有フォルダを開いて最初にぶつかる壁は「目的のファイルがどのフォルダにあるか」です。「お得意様A社への提案内容を確認したい」となった際に“案件“、”商品“、”顧客“、”納品“とフォルダがあると、目的のファイルがどのフォルダにあるのか瞬時に判別できません。これはフォルダの切り口と粒度が統一されていないのが要因です。

例えばこの場合、“営業”、“広報”、“経理”と切り口が業務、粒度が部門別と統一されていれば、「営業」フォルダを開いた先に提案資料が入っていそうだと瞬時に判断できます。“営業”の中に“見込顧客”、“既存顧客”と顧客種別で分けられていれば“既存顧客”に。更に“既存顧客”の中に“A社”、“B社”、“C社”と企業名別に分けられていれば“A社”…と、フォルダの切り口と粒度を統一することで瞬時に判断することが出来るのです。

ポイント2
最新の目的ファイルを瞬時に特定できるファイル命名ルールを定める

目的のフォルダに到達しても、ファイル名が無秩序だと、目的のファイルを判別できなかったり、誤って未完成または古い資料を使用する可能性があります。最新の目的ファイルを瞬時に判別できるようにするには
 (1)5Wを意識した具体的なファイル名
 (2)完成ファイルがわかるバージョン管理
 (3)古いファイルを判別できる文字列、以上3点を踏まえたファイル命名ルールを定めることが必要です。

例えば「提案資料」だけではファイル名から何の提案資料なのか想像できません。「A社商品B提案20200214」と書かれていれば「2020214日」に「A社」に「商品B」を提案した資料なのだと内容を想像することが出来ます。5W全てを網羅する必要はなく、使用者が資料の内容を理解するのに十分な情報を記載する事が大切です。

仕掛り途中のファイルの使用を防ぐには、バージョン管理が有効です。例えば、ファイル名最後に”v0.1”という文字列を追加し、更新時に”v0.2“⇒”v0.3”と増やしていきます。そして、資料が完成したら”v1.0”とするのです。

ですが、ソフトウェアのマニュアルなど仕様変更により過去に完成した資料を更新する場合もあります。古いファイル名の最後に”old”と文字列を追記すれば、”v1.1old””v1.3”と並んだ際に”v1.3”が最新ファイルだと確証を持って選択することができます。

ポイント3
共有フォルダの使いやすさを担保する管理体制を設ける

フォルダ構造やファイル名ルールを定義しても運用が使用者の裁量に委ねられてしまうと、いつの間にかフォルダ構造が複雑化してしまいます。ファイル増殖によるデータ量増加でサーバー容量が圧迫など、別の問題が発生することもあります。

これらの問題を解決するには、共有フォルダの秩序を守る「共有フォルダの運用責任者」を定めることが望ましいです。週次、月次などタイミングを決めてフォルダ構造とファイル名のチェック、使用者に使い方の是正を求めるなどを実施するのです。また、明らかに不要なファイルを一覧化し、使用者に確認後に削除処理を行うことでサーバー容量の圧迫を回避します。

まとめ

共有フォルダの手間を削減するためには、

  • 企業の業務特性と使用者を意識した切り口と粒度が統一されたフォルダ構造
  • 資料の内容を想像できる具体的かつ新旧ファイルを判別できるファイル命名ルール
  • フォルダ構造やファイル名を定期的にチェックし共有フォルダの秩序を守る管理体制

の3つのポイントが重要です。

共有フォルダは複数の使用者が自由に情報を出し入れできるという利点がある反面、業務特性や流れを加味した構造、ルールや運用体制を整えなければ、業務の手間を却って増やすものになり得ます。共有フォルダを使いやすいものにするために、業務特性や流れを使用者と話し合いながら整理し、ルールや体制を整えることで対応していきましょう。

共有フォルダのどこに資料があるのか覚える手間から新入社員を開放し、お客様にとって付加価値の高い業務内容を学べる環境を整備しましょう。