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4月から1年間猶予されていた中小企業に対する残業規制が始まります。新入社員を迎え入れ、人手不足解消による仕事量の分散を試みるも、OJT指導の負荷が高い実状があります。中小企業の約5割が1週間未満の集合研修を実施しており(HR総研2019新入社員研修実態調査)、集合研修実施後すぐにOJTに移行する傾向が強く出ています。

指導を任された社員が指導に時間を取られ、生産性が低下してしまうのは仕方がないと思われています。しかし、現場調査をしてみると顧客価値に繋がる業務の指導だけでなく、交通費の精算や会議室の予約方法など生産性に直結しない業務も個別指導で行われています。生産性に繋がる指導以外の投資時間は現場が負うべきではありません。

このような現状に対し、OJTによる現場の負担を軽減するポイントを３つにまとめています。

「あの資料は、どのフォルダに格納されているだろう…」
「目的のファイルに行きつくのに、気がつくとフォルダ階層20以上掘り進めてた」
「目的のファイルはこの5つのファイルのうちどれだろう」

個人の情報抱え込み回避や最新情報を円滑に社員間に共有するために共有フォルダを導入したはずなのに、いつの間にか無秩序なフォルダやファイル構造になってしまっている。使用や運用方法が誤っているために、業務効率化のためのツールが却って業務を改悪してしまっているのは勿体ないことです。

フォルダの迷宮に入り込みファイル難民を生み出さない、使用者にとって分かりやすい共有フォルダを作るためには3つのポイントをご紹介します。