社長ブログ

業務改善コンサルティングを提供する弊社では、新型コロナウィルスによる様々な社会的変化がみられる中で、アフターコロナの社会を見据えた業務改革や社内体制構築などのコンサルティングを実施しています。
新型コロナウィルスの影響により、様々な企業が変革を起こしております。感染症だけでなく、自然災害や技術革新の変化を乗り越えるため、企業にとって必要となる迅速な意思決定と行動を可能にする社内体制構築のポイントを3つご紹介いたします。

■新型コロナ、地震、台風などの自然災害や技術革新の環境変化を生き残るには自社に留まらない分散型のコラボレーションが肝

・　新型コロナウィルスにより、社会に浸透したテレワークによってオフィスから自宅、カフェ、コワーキングスペースなど働く場所の分散化が進むことが予想される
・　新型コロナウィルス以外にも首都直下地震、昨年の台風19号のようなスーパー台風などの大規模自然災害などのリスクがある
・　今の時代、AI、IoT、AR/VR、５G、ドローン、ブロックチェーンなどの技術革新に対応できなければ企業にとって脅威となりえる

このような激しい変化の荒波に対応していくためには、自社の人間に留まらない、他業界やフリーランスの専門家などのスキルや知恵を借りた分散型のコラボレーションが効果的であると考えます。

4月から1年間猶予されていた中小企業に対する残業規制が始まります。新入社員を迎え入れ、人手不足解消による仕事量の分散を試みるも、OJT指導の負荷が高い実状があります。中小企業の約5割が1週間未満の集合研修を実施しており(HR総研2019新入社員研修実態調査)、集合研修実施後すぐにOJTに移行する傾向が強く出ています。

指導を任された社員が指導に時間を取られ、生産性が低下してしまうのは仕方がないと思われています。しかし、現場調査をしてみると顧客価値に繋がる業務の指導だけでなく、交通費の精算や会議室の予約方法など生産性に直結しない業務も個別指導で行われています。生産性に繋がる指導以外の投資時間は現場が負うべきではありません。

このような現状に対し、OJTによる現場の負担を軽減するポイントを３つにまとめています。

「あの資料は、どのフォルダに格納されているだろう…」
「目的のファイルに行きつくのに、気がつくとフォルダ階層20以上掘り進めてた」
「目的のファイルはこの5つのファイルのうちどれだろう」

個人の情報抱え込み回避や最新情報を円滑に社員間に共有するために共有フォルダを導入したはずなのに、いつの間にか無秩序なフォルダやファイル構造になってしまっている。使用や運用方法が誤っているために、業務効率化のためのツールが却って業務を改悪してしまっているのは勿体ないことです。

フォルダの迷宮に入り込みファイル難民を生み出さない、使用者にとって分かりやすい共有フォルダを作るためには3つのポイントをご紹介します。