社長ブログ

新型コロナウィルス感染拡大による緊急事態宣言を受け、多くの企業が在宅勤務へと転換し、テレワークへシフトしました。緊急事態宣言解除後も、感染症の第二派への懸念、関東に頻発する震度4以上の地震、九州の記録的な豪雨など、感染症に限らず自然災害の中、生産性を保つためテレワーク継続を選択する企業が多いと思われます。

一方、テレワークによる気持ちの察しにくさ、仕事をサボっていると思われないか、部下の業務の進捗が分からない、サボっていないか、などコミュニケーション、仕事の評価・管理に対する不安や疑念を感じている人が多くいます。

同じ職場にいれば顔を合わせることでお互いの表情、声のトーン、しぐさなどの「非言語情報」を無意識に読み取り、相手の気持ちを察することが出来ました。しかし、テレワークにより非言語情報が失われ、チャットやメールを中心とした情報のやり取りをし続けると、コミュニケーションの歪みが生まれる可能性があります。
例えば、チャットで仕事の依頼がきた際に「分かりました、やります」などと短いテキスト情報が返信されれば、人によっては「やる気がないのでは」と、憶測し、感情面で不安や不信感が募り、ストレスが溜まってしまいます。

＜解決策：意識的に電話やビデオ通話、Web会議を用いたコミュニケーションをとる＞
不信感に陥り、孤独感によるストレスを抱える事態を防ぐには、チャットやメールでのやり取りに加えて電話やビデオ通話、Web会議システムなどを併用したコミュニケーションを意識的に行うことが有効と考えます。これにより声や表情、ジェスチャーなどの非言語情報をやり取りすることができ、伝わりにくい感情の把握ができることによるコミュニケーションの円滑化が期待できます。一度に長時間行うのではなく、短時間でよいので頻度を多くすると良いでしょう。

オフィスにいれば、上司は部下の仕事ぶりを遠目でみて、仕事をしているか、困っていないか様子を見て判断することが出来ます。また、雑談がてら相手の仕事の進捗を伺うこともできました。しかし、テレワークにより働く場所が分散化され、相手の様子や仕事の進捗を知る手段がチャット、メール、電話、Web会議などコミュニケーションを介して行わなくてはならなくなりました。

上司または部下のどちらかがコミュニケーションのアクションを取らなくては相手の状況が分かりません。仕事の状況が分からないことへの不安や不信感、コミュニケーションのタイミングがつかめず悶々としてしまうと、ストレスが溜まる一方です。

またサボりの不安要素として、上司や同僚など「周囲の目」がないことによるプレッシャーの欠如です。自宅というプライベート空間にいることで、ついダラダラ仕事をしてしまう従業員も少なくないと考えられます。

＜解決策：作業内容・期日を宣言し、結果を報告してもらう＞
働く場所が分散することによる作業の不透明性を解決するには、部下が実施する作業内容と完了日時を上司に宣言することが有効だと考えます。

例えば、「7/9　12時までA社の案件について報告書作成し送付する」と、上司や関係者に日次や週次など定期的に宣言してもらうのです。部下が作業の宣言を更新するたびに前回宣言した内容の進捗を把握すると良いでしょう。

部下は作業を宣言し結果を報告すること生産性をアピールすることが出来るだけでなく、「周囲の目」に代わる適度なプレッシャーを自身与え仕事をてきぱきこなせる環境を作ることができます。また、上司は部下の作業状況や予定を把握した上で仕事を依頼することができるようになるのです。

新型コロナウィルスを契機に感染症への防衛対策、大雨、地震、台風などの自然災害への危機対応が重要視されています。突発的に起こる危機を乗り越えるため、企業の存続をかけた働き方改革が必要になりました。そのうちテレワークの導入は避けることは出来ません。テレワークによる働く場所の分散化による不安、疑念そしてストレスをテレワーカーの多くが感じています。効率性ではなく、従業員の不安を払拭するためにコミュニケーションに一工夫加えることが重要なのです。